Un agente AI per le fatture dei fornitori confronta tre documenti: l'ordine d'acquisto, il documento di trasporto della merce arrivata e la fattura. Quando quantità, prezzi e codici coincidono, prepara la fattura per la registrazione. Quando non coincidono, scrive al buyer quale riga non torna e perché. La fattura elettronica arriva già in formato strutturato, quindi il lavoro dell'agente sta nel confronto e nelle eccezioni.
Perché serve un agente se la fattura è già elettronica?
In Italia le fatture fra imprese passano dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate in formato XML, con campi già leggibili da un programma (Agenzia delle Entrate, fatturazione elettronica). Il dato della fattura è ordinato. Disordinati sono gli altri due documenti: il documento di trasporto arriva spesso in PDF o su carta, l'ordine può essere stato cambiato al telefono, il fornitore usa i suoi codici e non i tuoi. Un'automazione a regole si ferma alla prima differenza di nome. L'agente legge il documento di trasporto, abbina i codici e spiega la differenza.
Come lavora, passo per passo?
- Prende la fattura appena arriva dal Sistema di Interscambio e ne legge righe, quantità e prezzi.
- Trova l'ordine collegato, dal riferimento in fattura o, se manca, da fornitore, date e articoli.
- Legge il documento di trasporto della merce ricevuta, anche se è una scansione.
- Confronta i tre documenti riga per riga, entro le tolleranze decise dall'ufficio acquisti.
- Prepara l'esito: fattura pronta per la registrazione, oppure nota al buyer con le righe che non tornano.
La scheda di progetto
| Voce | Contenuto, con dati di esempio |
|---|---|
| Compito | quadrare ogni fattura passiva con ordine e documento di trasporto e preparare l'esito per l'amministrazione |
| Dati letti | fatture elettroniche ricevute, ordini d'acquisto, documenti di trasporto, anagrafica fornitori e articoli |
| Azioni da solo | leggere, abbinare, confrontare, scrivere la nota sulle differenze |
| Azioni con approvazione | segnare la fattura come pronta per la registrazione |
| Azioni mai | registrare o pagare la fattura, rifiutarla, modificare ordini |
| Tolleranze | differenze di prezzo sotto una soglia per riga, arrotondamenti, consegne parziali già previste |
| Si ferma se | manca l'ordine, il documento di trasporto è illeggibile, il fornitore è nuovo, l'importo supera una soglia |
| Metriche | fatture quadrate senza intervento ogni cento, differenze vere trovate, tempo dalla ricezione alla registrazione |
| Responsabile | il responsabile acquisti, con l'amministrazione |
Lo stesso schema di lettura e abbinamento, applicato agli ordini dei clienti invece che alle fatture dei fornitori, è descritto nella pagina di Deepelse sulla gestione degli ordini.
Quando conviene e quando no?
Conviene quando le fatture passive sono molte, i fornitori numerosi e le differenze frequenti abbastanza da costare ore al buyer ogni settimana. Non conviene con pochi fornitori fissi che fatturano sempre gli stessi articoli: lì il gestionale abbina da solo, e basta configurarlo. Il segnale da guardare è la pila di fatture sospese per una differenza da capire.
Domande frequenti su esempi di agenti AI
Un agente AI può registrare le fatture passive da solo?
Può prepararle, e dopo settimane di esiti corretti si può valutare la registrazione automatica delle fatture che quadrano senza differenze. Il pagamento resta sempre una decisione di una persona. Le fatture con differenze passano dal buyer, che conosce l'accordo con il fornitore.
Come legge un documento di trasporto su carta?
Dalla scansione. I modelli recenti leggono un PDF scansionato o una foto e ne estraggono righe, quantità e codici. La qualità della scansione conta: un documento storto o sbiadito va segnalato, non indovinato. Per questo la scheda prevede l'arresto sui documenti illeggibili.
Che cosa succede quando il fornitore usa codici diversi dai nostri?
L'agente abbina i codici usando descrizione, unità di misura e storico degli acquisti, e alla prima conferma del buyer salva la corrispondenza. Dopo qualche settimana la maggior parte dei codici è già abbinata e l'agente chiede solo sugli articoli nuovi.
Fonti
Scritto da
Co-founder, CTO e COO di Deepelse
Giovanni Vanini è co-founder di Deepelse, dove guida la parte tecnica e operativa: architetture degli agenti, scelta dei modelli, integrazioni con gestionali e CRM, agenti vocali.
